グループをGmailのオートコンプリートに表示させない方法

グループをGmailのオートコンプリートに表示させない方法

こんなお悩みございませんか?

似通ったプロジェクトや案件、部署名が多すぎて、グループ名も自ずと似通った名前になってしまう…
おかげであちこちでメール宛先の誤送信が多発しているみたい…
わかりやすいグループ名をつけるようにしていたけど、最初の文字が同じだからって無意識に選択されても困るなあ。

悩む人1

役員から役員メーリングリストに関係ないメールが送られてくると言われて調べたら、社員が間違ってプロジェクトメールを送っていることがわかった。
しかも何度も…対応策を考えろと言われたけどどうしよう…

悩む人2

公開するとどんな事が起こるのでしょうか?

一文字入力されると自動的に補完してしまうので、似たようなグループに誤って送付してしまう可能性がございます。

また会社全体に公開したくない組織やグループを知られてしまう可能性がございます。

非公開にするとどんなことが起こるのでしょうか?

Gmailにて「グループ名」等で検索をかけた時にオートコンプリート機能で表示されなくなります。

※マイコンタクトにユーザ自身がグループを登録していた場合、オートコンプリート、カレンダーのゲスト、ドライブの共有には表示されます。

どのように非公開にすればいいのでしょうか?

Provii!!で下記の設定したら、オートコンプリートに表示されなくなります。

オートコンプリートに表示されなければ間違ってグループを選択するリスクを減らすことができます。

1. Google Workspace 上の最新グループ情報を取得します。

 Provii!! 管理画面 > System > DL GROUP

 ※時間がかかる場合がございます。

 

2. 該当のGoogleグループに対して組織外のユーザを許可する設定になっているか確認します。

 Provii!! 管理画面 > Group > Group Settings > グローバルアドレスリスト を「FALSE」にしてください。

 ※特に指定しない限りこの設定はTRUEになっています。

 ※この項目はGoogle Workspace 管理コンソールから設定できない項目となります。

 

3. 変更した情報を G Suite に同期します。

 Provii!! 管理画面 > System > UP GROUP

 ※時間がかかる場合がございます。

 

オートコンプリート機能をうまく利用する事で社内の情報連携をスムーズに実施する事、誤送信などの問題を回避する事ができます。

その手助けを、様々な社内の問題をProvii!!で解決いただけます。

少しでもGoogle Workspace 管理者様のお力になれれば幸いです。

カテゴリー: TIPS